Maklana.
Fassung vom 2026-07-20
zwischen dem Kunden (nachfolgend „Verantwortlicher")
und
RS Immobilien & Vermögen UG (haftungsbeschränkt), Flamenweg 11, 89522 Heidenheim an der Brenz (nachfolgend „Auftragsverarbeiter")
(1) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen die Software Maklana als Software-as-a-Service zur Verfügung. Im Rahmen der Nutzung verarbeitet der Auftragsverarbeiter personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen.
(2) Die Dauer dieses Vertrags entspricht der Laufzeit des Nutzungsvertrags. Er endet mit dessen Beendigung, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf.
(1) Zweck: Bereitstellung und Betrieb einer Maklersoftware zur Verwaltung von Immobilien, Kontakten, Terminen, Wertermittlungen, Exposés, Verträgen und Rechnungen.
(2) Art der Verarbeitung: Erheben, Erfassen, Speichern, Organisieren, Verändern, Auslesen, Verwenden, Übermitteln (an vom Verantwortlichen bestimmte Empfänger, z. B. Immobilienportale), Einschränken, Löschen und Vernichten.
(3) Kategorien personenbezogener Daten: Stammdaten (Name, Anrede, Anschrift), Kontaktdaten (E-Mail, Telefon), Vertragsdaten, Objektbezug, Suchprofile und Budgetangaben von Interessenten, Kommunikationsinhalte (E-Mails, Notizen, Aktivitäten), im Einzelfall Bonitäts-/Finanzierungsnachweise, Unterschriften auf Protokollen, Nutzungs- und Protokolldaten der Mitarbeitenden des Verantwortlichen.
(4) Kategorien betroffener Personen: Eigentümer und Verkäufer, Kauf- und Mietinteressenten, Dienstleister (z. B. Notare, Gutachter, Handwerker), Mitarbeitende des Verantwortlichen.
(1) Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen. Der Nutzungsvertrag nebst diesem Vertrag stellt die Erstweisung dar; die Bedienung der Software durch den Verantwortlichen gilt als Einzelweisung.
(2) Weisungen erfolgen in Textform an support@maklana.de.
(3) Ist der Auftragsverarbeiter der Auffassung, dass eine Weisung gegen Datenschutzrecht verstößt, teilt er dies unverzüglich mit und darf die Ausführung bis zur Bestätigung aussetzen (Art. 28 Abs. 3 UAbs. 2 DSGVO).
Der Auftragsverarbeiter setzt zur Verarbeitung nur Personen ein, die zur Vertraulichkeit verpflichtet wurden oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen (Art. 28 Abs. 3 lit. b DSGVO).
Der Auftragsverarbeiter trifft die in Anlage 1 beschriebenen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO. Er darf sie fortentwickeln, sofern das Schutzniveau nicht unterschritten wird.
(1) Der Verantwortliche erteilt die allgemeine Genehmigung zur Beauftragung der in Anlage 2 genannten Unterauftragsverarbeiter.
(2) Änderungen teilt der Auftragsverarbeiter rechtzeitig in Textform mit. Der Verantwortliche kann binnen 14 Tagen aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen; kann der Einwand nicht ausgeräumt werden, steht ihm ein Sonderkündigungsrecht zu.
(3) Der Auftragsverarbeiter verpflichtet Unterauftragsverarbeiter auf ein gleichwertiges Schutzniveau.
(1) Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen bei der Erfüllung von Betroffenenrechten (Art. 12–23 DSGVO), soweit möglich durch Funktionen der Software (u. a. Datenauskunft als Export, Löschung, Anonymisierung).
(2) Er unterstützt bei den Pflichten aus Art. 32–36 DSGVO, insbesondere bei Meldungen nach Art. 33/34 und bei Datenschutz-Folgenabschätzungen.
(3) Werden Anfragen betroffener Personen fälschlich an den Auftragsverarbeiter gerichtet, leitet er sie unverzüglich weiter.
Der Auftragsverarbeiter meldet dem Verantwortlichen jede ihm bekannt gewordene Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich nach Kenntnis in Textform und stellt ihm dabei die ihm vorliegenden Informationen nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO zur Verfügung.
(1) Nach Beendigung des Nutzungsvertrags löscht der Auftragsverarbeiter alle personenbezogenen Daten, sofern nicht eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Die Löschung erfolgt nach Ablauf der Exportfrist nach Absatz 2 und wird durch den Auftragsverarbeiter geprüft und ausgelöst; ein automatisiertes Löschen ohne vorherige Prüfung findet bewusst nicht statt, um laufende Exportwünsche und gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Verantwortlichen nicht zu übergehen.
(2) Vor der Löschung stellt er dem Verantwortlichen auf dessen Anfrage innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende einen Export der Datenbankinhalte in einem gängigen, maschinenlesbaren Format (JSON) bereit. Hinterlegte Dateien — insbesondere Bilder, Dokumente und Rechnungsbelege — stellt er auf gesonderte Anfrage bereit.
(3) Die Löschung erfasst auch Sicherungskopien, sobald diese im regulären Sicherungszyklus überschrieben werden, spätestens jedoch 40 Tage nach der Löschung im Produktivsystem.
(1) Der Auftragsverarbeiter weist die Einhaltung auf Anfrage in geeigneter Weise nach, insbesondere durch Vorlage dieser Dokumentation.
(2) Vor-Ort-Kontrollen sind nach rechtzeitiger Ankündigung, während der üblichen Geschäftszeiten und ohne Störung des Betriebsablaufs zulässig.
Änderungen bedürfen der Textform. Bei Widersprüchen zwischen diesem Vertrag und dem Nutzungsvertrag gehen die Regelungen dieses Vertrags vor, soweit sie den Datenschutz betreffen.
Zutrittskontrolle. Kein eigener Serverbetrieb. Hosting ausschließlich in Rechenzentren der Hetzner Online GmbH in Deutschland; physische Sicherung nach deren Sicherheitskonzept (u. a. Zutrittskontrolle, Videoüberwachung, Zertifizierung nach ISO 27001).
Zugangskontrolle. Zugang nur über persönliche Benutzerkonten. Passwörter werden ausschließlich als bcrypt-Hash gespeichert, niemals im Klartext. Eine zentrale Passwortrichtlinie erzwingt eine Mindestlänge von 10 Zeichen und sperrt häufige sowie triviale Passwörter. Zusätzlich stehen Passkeys (WebAuthn, FIDO2) als phishing-resistentes Verfahren zur Verfügung; auf Mobilgeräten zusätzlich eine biometrische Sperre nach Inaktivität. Anmeldeversuche sind ratenbegrenzt. Sitzungen können vom Administrator sofort und geräteübergreifend für ungültig erklärt werden.
Zugriffskontrolle. Rollenbasiertes Berechtigungssystem (Makler / Administrator) mit konfigurierbaren Zugriffsrechten für die Bereiche Objekte, Kontakte, Aufgaben, Bewertung, Exposé-Versand und Rechnungswesen; administrative Funktionen sind der Administratorrolle vorbehalten. Zugriff auf Daten ist technisch auf den jeweiligen Mandanten begrenzt (siehe Trennungskontrolle). Support-Zugriffe des Auftragsverarbeiters auf einen Mandanten erfolgen grundsätzlich schreibgeschützt; schreibende Vorgänge werden dabei systemseitig blockiert. Ein schreibender Eingriff ist nur nach ausdrücklicher, zeitlich befristeter Freischaltung unter Angabe eines Grundes möglich. Beginn und Ende jedes Support-Zugriffs, jede Freischaltung und der dabei angegebene Grund werden protokolliert; das Protokoll ist für den Verantwortlichen einsehbar.
Trennungskontrolle. Mandantentrennung: Jeder Datensatz trägt eine Mandantenkennung; jeder Datenzugriff wird gegen die Mandantenkennung der Sitzung geprüft. Dateien werden ausschließlich über zugriffsgeprüfte Endpunkte ausgeliefert; eine Auslieferung ohne vorherige Mandantenprüfung findet nicht statt.
Weitergabekontrolle. Transportverschlüsselung (TLS) für sämtliche Verbindungen. Zugangsdaten zu den E-Mail-Servern der Kunden werden mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert. Dateien (Bilder, Dokumente, PDF) sind nicht öffentlich adressierbar, sondern nur über authentifizierte bzw. signierte, zweckgebundene Verweise abrufbar – ausgenommen Inhalte, die der Kunde bewusst öffentlich stellt (Online-Exposé, Veröffentlichung auf Immobilienportalen).
Eingabekontrolle. Protokollierung sicherheits- und geschäftsrelevanter Vorgänge mit Zeitpunkt, handelndem Benutzer, Änderungsumfang und – soweit technisch verfügbar – IP-Adresse (Audit-Log). Rechnungsinhalte sind nach Festschreibung unveränderbar; Korrekturen erfolgen ausschließlich als Storno mit Bezug auf das Original.
Verfügbarkeit. Automatisierte Zustandsprüfung der Anwendung mit Neustart-Automatik bei Ausfall der Datenbankverbindung. Kontrolliertes Herunterfahren bei Aktualisierungen.
Wiederherstellbarkeit. Automatisierte tägliche Sicherung aller Datenbanken sowie des Dateispeichers in einen räumlich getrennten Objektspeicher (Hetzner Object Storage, Standort Falkenstein). Versionierung mit definierten Verfallsfristen schützt zusätzlich vor versehentlichem oder fehlerhaftem Löschen. Der Sicherungsbestand wird täglich automatisch auf Aktualität geprüft; bei veralteten oder fehlenden Sicherungen werden die Administratoren benachrichtigt. Eine unabhängige externe Verfügbarkeitsüberwachung meldet Ausfälle des Dienstes.
Die Wiederherstellung wurde erprobt: Ein vollständiger Datenbankbestand wurde am 20.07.2026 aus der Sicherung in eine separate Instanz zurückgespielt und inhaltlich geprüft. Wiederherstellungsübungen werden wiederkehrend durchgeführt und protokolliert.
Auftragskontrolle. Unterauftragsverarbeiter werden vertraglich verpflichtet; die Liste wird zentral gepflegt und ist öffentlich einsehbar.
Datenschutz durch Voreinstellung. Öffentliche Objektseiten zeigen die Lage nur ungefähr (auf etwa einen Kilometer gerundet), nicht die genaue Adresse. Werbliche E-Mail-Ansprache erfordert eine dokumentierte Einwilligung; die Software unterstützt hierfür ein Double-Opt-In-Verfahren sowie die Dokumentation extern eingeholter Einwilligungen. Inaktive Interessentendaten werden nach festgelegten Fristen automatisch anonymisiert; Daten mit handels- oder steuerrechtlicher Aufbewahrungspflicht sind davon ausgenommen.
Löschkonzept. Für die Löschung eines Mandanten existiert ein einheitlicher Vorgang, der neben den Datenbankinhalten auch die zugehörigen Dateien und die Protokolldaten erfasst.
Die jeweils aktuelle Liste der eingesetzten Unterauftragsverarbeiter mit Zweck, Sitz und Datenschutzhinweisen ist unter https://app.maklana.de/legal/datenschutz abrufbar und Bestandteil dieses Vertrags in der bei Vertragsschluss geltenden Fassung. Änderungen teilt der Auftragsverarbeiter nach § 6 Abs. 2 mit; dem Verantwortlichen steht das dort geregelte Widerspruchsrecht zu.